Microsoft Sharepoint

Was ist SharePoint?

Bei Microsoft SharePoint handelt es sich um eine komplexe Anwendung bzw. Anwendungsplattform, mit deren Hilfe Sie die Zusammenarbeit an Dokumenten in Ihrem Unternehmen effizienter und produktiver gestalten können. Diese serverbasierte Applikation ist dem Microsoft Office System untergeordnet, dementsprechend profitieren Sie davon, dass Ihre Benutzer sich in die Arbeitsumgebung von SharePoint ohne großen Aufwand einarbeiten werden können, da diese von Microsoft Office bereits bekannt sein dürfte. Dadurch können die Benutzer — trotz der Vielfältigkeit der Funktionen — in einer ähnlich einfachen Art und Weise arbeiten wie mit Office-Dokumenten.

Was bietet mir SharePoint?

Der Kern der SharePoint-Technologie ist die zentrale Ablage aller relevanten Dokumente, an denen Benutzer kontrolliert gemeinsam arbeiten können. Diese Kontrolle umfasst unter anderem die Versionierung von Dokumenten, die über Workflows abgebildet werden. Die Benutzer können nach wie vor lokale Kopien von Microsoft Office-Dokumenten erstellen oder bearbeiten, um diese anschließend mit dem Versionsstand der zentralen Ablage abzugleichen. SharePoint stellt dabei eine zentrale Intranet-Seite (bzw. wahlweise einen abgesicherten externen Zugang von außen) zur Verfügung, die die grafische Oberfläche für den Umgang mit den jeweiligen Dokumenten darstellt. Diese Oberfläche sowie die Art und Weise, wie die Benutzer innerhalb von SharePoint mit den veröffentlichten Dokumenten umgehen, wird unter anderem über die Workflows gesteuert. Workflows sind Kontrollstrukturen, die das Element der Geschäftslogik einführen. Diese steuert über klar definierte Anweisungen, welche Aktionen in welcher Form in Bezug auf die veröffentlichten Dokumente erfolgen sollen. Dadurch wird ein gewisser Automatismus geschaffen, der sowohl dem Administrator als auch den Mitarbeitern einen Teil der Aufgaben abnimmt und so die Produktivität steigert bzw. die Arbeit mit Dokumenten effizienter gestaltet.

Der Zugriff auf die von SharePoint verwalteten Ressourcen jedweder Art erfolgt unabhängig von dem Stand- bzw. Aufenthaltsort des jeweiligen Mitarbeiters. So kann der Benutzer beispielsweise vorher in seinem Büro oder Home Office PowerPoint-Präsentationen zusammenstellen, diese in der Zwischenzeit seinen Abteilungskollegen zur Prüfung oder Ergänzung vorlegen und anschließend von einem Kioskrechner im Flughafen oder seinem Mobiltelefon die aktualisierten Versionen der Präsentationen betrachten oder korrigieren. Diese Freiheit ermöglicht erst das mobile Arbeiten wie wir es uns in seiner Idealausprägung vorstellen. Mobilität geht normalerweise zu Lasten von anderen wichtigen Eigenschaften wie etwa die Sicherheit, würden Sie sagen. Nicht so bei SharePoint – durch starke Verschlüsselungsverfahren wie SSL oder IPSec, Authentifizierungsmechanismen, die nahtlos in die Microsoft-Domänenstruktur integriert sind und restriktive Rechteverwaltung kann keine Information abgefangen oder verfälscht werden und zwar unabhängig davon, wo sich der Benutzer gerade befindet und mit welchem Gerät er auf die Datenablage zugreift. Eine selbstverständliche Voraussetzung ist dabei natürlich, dass das Kommunikationsgerät selbst entsprechend im Sinne der Vorgaben der heutigen IT-Sicherheit auf dem neuesten Stand ist. Falls Sie sich für dieses oder andere sicherheitsbezogene Themen interessieren, so sprechen Sie uns einfach an.

Eine einheitliche und gemeinsame Plattform wie SharePoint bietet nicht nur einfach vielfältige Dienste wie etwa Collaboration Services (beispielsweise Dokumente, Kalender, Blogs und Wikis), Business Intelligence (serverbasierte Excel-Tabellen und Datenvisualisierung), Formulare und Workflows, Enterprise Content Management (Intra- und Internet-Seiten mit integriertem Dokumentenmanagement), Suchfunktionen (Personen- und Datensuche) oder Portaldienste, sondern konsolidiert in erster Linie sämtliche Anwendungen, für die in der herkömmlichen IT meist unterschiedliche spezialisierte bzw. manchmal maßgeschneiderte — und somit teure — Lösungen zum Einsatz kommen. Denken Sie dabei nur an die klare Trennung von Intranet und Extranet, die in den meisten Unternehmen existiert. Allein die Datenbestände müssen dabei doppelt und dreifach gepflegt werden — etwas, was Sie sich bei SharePoint komplett sparen können. Trotzdem ist die Plattform voll skalier- und trennbar. So können Sie etwa zwischen Kunden- und Mitarbeiterdatenablagen unterscheiden, mit allen damit verknüpften Diensten und Funktionen. Sollten Sie trotzdem einmal spezifische Geschäftsapplikationen benötigen, profitieren Sie auch an dieser Stelle von den Standardschnittstellen von .NET und Integrationsmöglichkeiten in die Microsoft Office Suite. Dadurch sinken der Lernaufwand und die Entwicklungszeit von Anwendungen, die auf SharePoint-Basis laufen. Doch lange bevor es ans Programmieren geht, haben Benutzer selbst die Möglichkeit, mithilfe zahlreicher Werkzeuge und Funktionen Anpassungen vorzunehmen und Zusammenarbeitsanforderungen umzusetzen — Sie geben dabei lediglich in Form von IT-Richtlinien die Richtung vor und administrieren diese anschließend zentral und einheitlich.

Was kann SharePoint noch?

Da SharePoint mit Workflows generische — aber auch spezialisierbare — Kontrollwerkzeuge liefert, beschränken sich diese nicht nur auf die Arbeit mit Dokumenten. Vielmehr können diese für die Erstellung von Geschäftsprozessen und damit für die Verwaltung von Projektaufgaben eingesetzt werden. Die SharePoint-Plattform kann nahezu beliebig erweitert werden, wofür allerdings die Integration in die Entwicklungsumgebung Microsoft Visual Studio 2010 erforderlich ist. Damit lassen sich eigene Geschäftsprozesse unabhängig von den jeweiligen Anforderungen realisieren.

Was sind die wichtigsten Vorteile?

Einfachheit der Handhabung durch gewohntes Look & Feel (Microsoft Office)
Zentrale und strukturierte Dokumentenablage
Verwalteter Zugriff auf versionierte Daten
Abwicklung von Projektaufgaben und Geschäftsprozessen
Mobilität durch sicheren Zugriff außerhalb der Unternehmensumgebung
Einfache und kostensparende Konsolidierung
Skalier- und Erweiterbarkeit
Ständige Verfügbarkeit der Daten

Was bietet mir die Steen Harbach AG?

Neben den allgemeinen Dienstleistungsthemen rund um SharePoint spezialisieren sich unsere Fachleute auf die kundenspezifische Anpassung und Erstellung von Workflows in unterschiedlichen Bereichen des Unternehmensalltags — ein Thema, das beliebig komplex werden kann, abhängig davon, welche Anforderungen Sie an die Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse stellen. Diese Anpassungen bzw. Neuanfertigungen werden von uns unter anderem mit Mitteln der Softwareentwicklung umgesetzt, wodurch höchste Flexibilität sowie maximale Funktionsunterstützung sichergestellt werden. Dabei nutzen wir die oben beschriebenen Standardschnittstellen und Integrationsmöglichkeiten von SharePoint, um mit neuesten Werkzeugen wie Microsoft Visual Studio 2010 Ihre Geschäftslogik zu 100% effizient zu verwirklichen.